Code of Conduct

Vorwort der Geschäftsführung

Liebe Mitarbeiter:innen,

in unserem Code of Conduct beschreiben wir die Grundwerte der X1F Gruppe, die die Basis für unsere Geschäftstätigkeit bilden. Dafür benötigen wir die Unterstützung aller Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe. Grundlage für unser nachhaltiges Wachstum und unser Bestehen am Markt ist integres und wertorientiertes Handeln gegenüber unseren Mitarbeiter:innen, Geschäftspartner:innen und der Gesellschaft.

Es geht immer um Menschen.

Das ist das zugrundeliegende Credo unseres Tuns. Mitarbeiter:innen sollen sich von unseren Grundwerten – VERTRAUEN, MUT, EHRLICHKEIT, FAIRNESS – leiten lassen und anderen mit Offenheit, Toleranz, Respekt und gegenseitiger Wertschätzung begegnen.

Für die Geschäftsführung der X1F Gruppe sowie für die jedes Einzelunternehmens der Gruppe ist es daher wichtig, dass das Management und die Mitarbeiter:innen auf Basis der Grundwerte und Verhaltensregeln der X1F Gruppe handeln und das Risiko von Rechtsverstößen vermeiden. Hierzu gehört das konsequente Einhalten der jeweils gültigen Bestimmungen. Alle Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe sind dazu verpflichtet, sich an die in diesem Dokument beschriebenen Vorgaben zu halten.

Verstöße gegen die aufgezeigten Gebote können für das Unternehmen, aber auch für die Einzelnen, die für den Verstoß verantwortlich sind, zu empfindlichen rechtlichen Konsequenzen führen und unsere Reputation am Markt nachhaltig schädigen.

  • Die Einhaltung des Code of Conduct gilt für alle Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe gleichermaßen – gleich welcher Hierarchieebene oder Unternehmenseinheit.
  • Unsere Führungskräfte verpflichten sich darüber hinaus, die Einhaltung des Code of Conduct in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich sicherzustellen.
  • Alle Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe sind aufgefordert, Verstöße gegen die Gebote des Code of Conduct unmittelbar mitzuteilen (an compliance@x1f.one). Diese Mitteilungen werden vom Compliance Team grundsätzlich vertraulich behandelt.
  • Alle Tochterunternehmen bieten entsprechende Schulungen an, die sich mit Themen wie AGG, Korruptionsprävention, Vertraulichkeit, Datenschutz, IT-Sicherheit u.v.m. beschäftigen können. Die Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe sind verpflichtet an diesen regelmäßigen Schulungen der jeweiligen Tochterunternehmen oder der X1F Gruppe teilzunehmen.

Alle Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe sind qua Ihres Arbeitsvertrags mit den jeweiligen X1F-Unternehmen an die Einhaltung dieses Code of Conduct gebunden.

Hamburg, 19.01.2023

Die Geschäftsführung

 

1. Grundsätze

Die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften ist für uns selbstverständlich. In einzelnen Ländern, Geschäftsfeldern oder Märkten bzw. gegenüber Geschäftsparter:innen können strengere Vorschriften bestehen als die hier beschriebenen. In solchen Fällen sind in der Regel die strikteren lokalen Vorschriften anzuwenden.

Wir bekennen uns zu den zehn Prinzipien des Global Compact der Vereinten Nationen und versuchen uns stets diesbezüglich weiterzuentwickeln. Die Regelungen dieses Code of Conduct dienen vor allem der Vermeidung und Bekämpfung von Korruption sowie des internen und externen Verhaltens unserer Mitarbeiter:innen.

Darüber hinaus gelten nachfolgende Grundsätze für alle Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe sowie alle Personen, die Funktionen im Namen des Unternehmens ausüben, weltweit. Bei Fragen und in Zweifelsfällen können sich unsere Mitarbeiter:innen an ihre Führungskraft, die Geschäftsführung und/oder Compliancebeauftragte/n (Sebastian Raguse) bzw. die Compliance-Abteilung wenden unter
compliance@x1f.one

  1. Wir führen unsere Geschäfte fair, ehrlich und transparent, so dass Dritte unsere Entscheidungen nachvollziehen können.
  2. Wir fördern eine Kultur der offenen Ansprache und ein offenes Klima, in dem sich Mitarbeiter:innen bedenkenlos und vertrauensvoll auch mit kritischen Sachverhalten an ihre Vorgesetzten oder die oberste Führungsebene wenden können.
  3. Wir machen keine Bestechungsangebote und bestechen nicht – weder direkt noch auf Umwegen.
  4. Wir nehmen keine Bestechungen an, auch nicht auf Umwegen.
  5. Wir vermeiden Geschäfte mit Personen oder Unternehmen, die unsere Werte nicht akzeptieren und unseren Ruf schädigen könnten.
  6. Wir gestalten unsere Arbeitsabläufe so, dass direkte und indirekte Bestechung vermieden werden kann und nach unseren Werten gehandelt wird. Führungskräfte ermutigen zur offenen Aussprache, stehen ihren Mitarbeiter:innen zur Seite und gehen geäußerten Bedenken fair und vorurteilsfrei nach.
  7. Wir führen unsere Geschäftsbücher genau und protokollieren wichtige Entscheidungen.
  8. Wir stellen sicher, dass alle Beschäftigten unseres Unternehmens sowie alle Geschäftspartner:innen unsere Grundsätze kennen.
  9. Wir gehen offen mit identifizierten Korruptionsfällen um.
  10. Wir werden unser Programm und unsere Abläufe regelmäßig überdenken und, wenn nötig, aktualisieren.

 

Alle Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe sind darauf verpflichtet über Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse der X1F Gruppe und denen der Kunden der X1F Gruppe Stillschweigen zu bewahren. Die Verschwiegenheitspflicht endet nicht mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

 

2. Zukünftige Änderungen

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter:innen in der jeweils gültigen und von X1F mitgeteilten Fassung.

Änderungen an dieser Richtlinie sind formlos wirksam. Die Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe finden die jeweils aktuell geltenden Regelungen im SharePoint der X1F. Bei größeren Änderungen erfolgt ggf. eine zentrale Kommunikation.

 

3. Allgemeine Verhaltensregeln

3.1 Recht und Verantwortung

BESTECHUNGSHANDLUNGEN UND SCHMIERGELDER SIND WELTWEIT STRAFBAR UND DAHER NICHT ZULÄSSIG.

Die Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe einschließlich der Unternehmensleitung verhalten sich so, dass keine persönlichen und wirtschaftlichen Abhängigkeiten oder Verpflichtungen entstehen. Unsere Regelungen orientieren sich grundlegend am deutschen Recht, sofern dem nicht zwingende nationale Vorschriften entgegenstehen.

Die Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe unterlassen jedwede Bestechungsversuche. Sollten sie Kenntnis von einem Bestechungsversuch erhalten, so zeigen sie dieses dem/der Compliancebeauftragten sofort an.

Praxishilfe

Was ist Bestechung?

„Das Anbieten, Versprechen oder Gewähren von Geschenken oder anderen Vorteilen an einen Amtsträger oder einen für den öffentlichen Dienst bes. Verpflichteten sowie einen Angestellten im Geschäftsverkehr.“

https://wirtschaftslexikon.gabler.de

Formen:

1) Bestechung i.e.S.: Vorteilsgewährung: Gewährung, Versprechen oder Anbieten von Geschenken oder anderen Vorteilen;

2) Bestechlichkeit /Vorteilsannahme: Gewähren- und Versprechenlassen oder Fordern von Geschenken oder Vorteilen zu bestimmten Zwecken.

3.2 Faires Marktverhalten

DIE MITARBEITER:INNEN DER X1F GRUPPE SIND VERPFLICHTET, DIE RELEVANTEN VORSCHRIFTEN DES KARTELL- UND WETTBEWERBSRECHTS EINZUHALTEN.

Unser unternehmerischer Erfolg basiert insbesondere auf unserer Innovationsfähigkeit, Qualität, Zuverlässigkeit, Integrität und Fairness. Deshalb verhalten wir uns im Umgang mit Wettbewerber:innen, Geschäftspartner:innen und Endkund:innen stets kartellrechtskonform und fair.

Wir unterlassen jegliche Verhaltensweisen, die das Ziel verfolgen oder bewirken, den freien und fairen Wettbewerb zu behindern, einzuschränken oder zu verfälschen. Dazu gehören unter anderem Absprachen oder Verträge auf vertikaler Ebene (mit Lieferant:innen oder Kund:innen), wenn diese beabsichtigen oder bewirken, dass ein freier und fairer Wettbewerb entgegen den geltenden Gesetzen verhindert oder eingeschränkt wird.

In ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich wirken unsere Mitarbeiter:innen an der Umsetzung der Vorgaben mit. Sie vermeiden in Gesprächen oder bei sonstigem Kontakt mit Wettbewerber:innen Themen, die für den Wettbewerb untereinander von Bedeutung sind.

Praxishilfe

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen
https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/

Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb
https://www.gesetze-im- internet.de/uwg_2004/

3.3 Geldwäscheprävention

DIE X1F GRUPPE KOMMT DEN GESETZLICHEN VERPFLICHTUNGEN ZUR GELDWÄSCHEPRÄVENTION NACH UND BETEILIGT SICH NICHT AN ENTSPRECHENDEN AKTIVITÄTEN.

Die Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe halten in ihrem Verantwortungsbereich alle relevanten Vorschriften zur Aufzeichnung und Buchführung bei Transaktionen und Verträgen ein. Sie sind aufgefordert, ungewöhnliche finanzielle Transaktionen, die einen Geldwäscheverdacht begründen können, im Zweifel durch die Compliance-Abteilung prüfen zu lassen.

Praxishilfe

Definition: Geldwäsche hat das Ziel, illegal erworbene Einkünfte oder Vermögenswerte vor den Strafverfolgungsbehörden zu verschleiern und das Geld auf diese Weise in den legalen Finanzkreislauf zu schleusen. Die Verschleierung erfolgt u.a. über Briefkastenfirmen, Gesellschaften in einer Steueroase oder Schattenbanken.

Folgende Indikatoren können auf den Versuch der Geldwäsche hindeuten:

  1. Mangelnde Transparenz (Verheimlichen von Beteiligten und Zweck eines Geschäfts)
  2. Kund:innen befindet sich in einem Land, das für Geldwäsche bekannt ist
  3. Ungewöhnliche hohe Bargeldeinzahlungen
  4. Bereitschaft, Käufe mit hohen Bargeldzahlungen abzuwickeln
  5. Fehlende Kenntnisse über das Geschäft, für welches die Finanztransaktion erfolgt
  6. Kund:innen besitzen ungewöhnlich viele Konten
  7. Kund:innen versucht, die Identität zu verschleiern
  8. Dritte Personen werden ohne ersichtlichen Grund in die Transaktion einbezogen
  9. Konditionen der Geldanlage sind unwichtig, Bereitschaft der Akzeptanz schlechter Konditionen

3.4 Insiderregeln

ALLE MITARBEITER:INNEN DER X1F GRUPPE SIND VERPFLICHTET, DIE INSIDERREGELN DES WERTPAPIERHANDELSGESETZES, INSBESONDERE DAS INSIDERHANDELSVERBOT, EINZUHALTEN.

Dies umfasst insbesondere Mitarbeiter:innen, die Zugang zu nicht öffentlichen Informationen über Kund:innen der X1F Gruppe bekommen.

Zu solchen Insiderinformationen unserer Kund:innen zählen zum Beispiel Pläne der Geschäftsleitung, die Einführung neuer Produkte oder Herstellungsweisen, Unternehmenstransaktionen, Umsätze und Rentabilität etc. genauso wie bedeutende Verträge oder Geschäftsverbindungen der Kunden, finanzielle Informationen oder bedeutende Rechtsstreitigkeiten unserer Kund:innen.

Erlangt ein/e Mitarbeiter:in der X1F Gruppe Kenntnis von solchen Informationen, die ein vernünftiger Investor bei einer Investitionsentscheidung für bedeutend halten würde, darf diese/r Mitarbeiter:in so lange keine Aktien dieser Kunden kaufen oder verkaufen oder solche Insiderinformationen an andere Personen mitteilen, bis die Informationen öffentlich bekannt werden. Die Verwendung wesentlicher nicht öffentlicher Informationen kann einen Gesetzesverstoß darstellen.

 

3.5 Kommunikation

WIR SORGEN FÜR EINE EINHEITLICHE UND TRANSPARENTE KOMMUNIKATION.

Kommunikation in der X1F

Untereinander kommunizieren wir mit allen Kolleg:innen auf eine ehrliche, wertschätzende Art und Weise und jederzeit auf Augenhöhe miteinander. Wir folgen in all unseren Handlungen dem allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatz. Der Mensch steht für uns im Mittelpunkt, nicht die Herkunft, Hierarchieebene, geistige oder körperliche Einschränkungen, Geschlecht, das Alter, die sexuelle Orientierung, auch nicht die Religion oder Weltanschauung. Gleichwohl nehmen wir bestmöglich aufeinander und die individuellen Lebensumstände Rücksicht und gehen verständnisvoll miteinander um.

Kommunikation mit Geschäftspartner:innen

Das Vertrauen unserer Geschäftspartner:innen, Kapitalgeber:innen und anderer Stakeholder ist die Basis für eine langfristige erfolgreiche Zusammenarbeit. Die Durchführung von Kommunikations- und Marketingmaßnahmen der verschiedenen Unternehmensbereiche sollte daher mit dem jeweiligen Marketing/ Communications Team oder Verantwortlichen abgestimmt werden. Sofern gruppenübergreifend kommuniziert werden soll, sollte eine kurze Abstimmung mit dem Corporate Communications Team vorab stattfinden.

Öffentliche Kommunikation

Die Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe geben ohne Rücksprache mit den jeweiligen Kommunikationsverantwortlichen keine offiziellen Statements in der Öffentlichkeit (Interviews und sonstige Presseanfragen) ab und verweisen bei etwaigen journalistischen Anfragen direkt an das Team Corporate Communications bzw. die entsprechenden Marketing-/ Kommunikationsverantwortlichen der jeweiligen Tochterfirma. Wir begrüßen ansonsten durchaus öffentliche Auftritte unserer Mitarbeiter:innen, die allerdings mit dem jeweiligen Kommunikationsverantwortlichen in Form und (groben) Inhalt abgestimmt werden sollten.

Privaten Meinungsäußerungen

In sozialen Medien achten die Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe darauf, ihre jeweilige Funktion bzw. Tätigkeit in der X1F Gruppe nicht in einen Zusammenhang mit einer privaten Äußerung zu stellen.

 

4. Soziale und ökologische Verantwortung

4.1 Allgemeine Gleichbehandlung

WIR GEHEN RESPEKTVOLL UND VERTRAUENSVOLL MITEINANDER UM UND TOLERIEREN WEDER BELÄSTIGUNG NOCH DISKRIMINIERUNG.

X1F und alle seine Mitarbeiter:innen sind verpflichtet, jedwede Benachteiligung aus Gründen der Rasse, wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu unterlassen.

Eine Benachteiligung i. S. des Vorgenannten liegt dann vor, wenn sie unmittelbar oder mittelbar dazu führt, dass Betroffene eine ungünstigere Behandlung erfahren, als eine andere Person in vergleichbarer Situation erfährt, die nicht das Benachteiligungsmerkmal aufweist. Maßstab für X1F und die Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe ist es, dass sich Betroffene aufgrund des Verhaltens benachteiligt fühlen können. Idealerweise sollte bereits ein solches Verhalten unterbleiben. Wir fördern diesbezüglich eine offen Kommunikationskultur, sodass sich unsere Mitarbeiter:innen trauen kritische Situationen offen zu legen und mit allen Beteiligten zu diskutieren. Wir respektieren die Meinung anderer und achten ihre Privatsphäre und ihre Persönlichkeitsrechte. Wir verpflichten uns, jeden Menschen ungeachtet seiner Herkunft und seiner Lebensumstände höflich und mit Respekt zu behandeln.

Eine Benachteiligung liegt auch dann vor, wenn jedweder Dritte aufgrund eines der genannten Merkmale oder einem damit in Zusammenhang stehenden Aspekt benachteiligt werden. Jede Form der Herabsetzung oder gar Beleidigung, auch wenn sie nicht direkt an die Betroffenen gerichtet ist, muss unterbleiben. Selbstverständlich hat insbesondere die sexuelle Belästigung jedweder Dritter zu unterbleiben. Hierzu ist jedes Verhalten zu zählen, dass auch nur potenziell von Betroffenen als unerwünscht angesehen wird. Insbesondere untersagt ist es, dass Bilder, Texte oder sonstige gegenständliche Darstellung sexuellen Inhalts jedwedem Dritten – wenn auch nur visuell – zugänglich gemacht werden. X1F und seine Mitarbeiter:innen sind sich einig, dass Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen für die benachteiligenden Personen führen.

 

4.2 Menschenrechte

WIR ACHTEN DIE MENSCHENRECHTE, PERSÖNLICHKEITSRECHTE UND WÜRDE UNSERER MITARBEITER:INNEN UND ALLER DRITTER.

Wir bekennen uns zu den Grundsätzen der allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen. Wir erwarten, dass auch unsere Geschäftspartner:innen international diese Werte teilen und sich zu deren Einhaltung verpflichten.

Unser Mitarbeiter:innen beachten die Menschenrechte als verbindliche Leitlinie. In ihrem geschäftlichen Umfeld sind sie aufmerksam gegenüber möglichen Menschenrechtsverletzungen und setzen sich dafür ein, diese zu verhindern oder abzustellen.

 

4.3 Arbeits- und Gesundheitsschutz

SICHERHEIT UND GESUNDHEIT UNSERER MITARBEITER:INNEN SIND EIN SCHÜTZENSWERTES GUT.

Arbeits- und Gesundheitsschutz sind integraler Bestandteil unserer Abläufe und werden in die technischen, ökonomischen und sozialen Planungen mit einbezogen.

Unsere Mitarbeiter:innen sind gehalten die Sicherheit und den Gesundheitsschutz in ihrem jeweiligen Arbeitsumfeld zu fördern und sich an die Vorschriften zum Arbeits- und Gesundheitsschutz zu halten. Sie vermeiden risikoreiches Verhalten, erkennen gefährliche Situationen rechtzeitig und greifen ein. Wir sorgen für ein gesundes und gefahrenfreies Arbeitsumfeld unserer Mitarbeiter:innen, indem wir die Gesetze und Regeln zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz einhalten. Es ist Aufgabe insbesondere der Führungskräfte sicherzustellen, dass angemessene Verfahren und Schutzmaßnahmen zur Gewährleistung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz vorhanden sind.

 

4.4 Umwelt- und Klimaschutz

WIR HALTEN UNS AN ALLE GELTENDEN UMWELTVORSCHRIFTEN SOWIE AN INTERNE UMWELTLEITLINIEN.

Wir streben eine verantwortungsvolle Nutzung und Beschaffung natürlicher Ressourcen (Wasser, Energie, Werkstoffe und Flächen) bei Herstellung und Vertrieb unserer Produkte und Dienstleistungen an. Die ökologische Nachhaltigkeit soll ein stetig wachsender Bestandteil unseres Gruppenleitbildes werden.

Alle Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe sowie deren Geschäftsführer sind an einem nachhaltigen Umweltschutz interessiert und versuchen ressourcensparend sowie ökologisch verantwortungsvoll zu handeln. Deshalb erwarten wir von unseren Mitarbeiter:innen, wie auch von unseren Lieferant:innen und Geschäftspartner:innen, dass sie genau wie X1F:

  • sich stetig um den Einsatz und die Optimierung von verbesserten Verfahren in den betrieblichen Abläufen und eingesetzten Technologien bemühen
  • den Umweltschutz hinsichtlich der nationalen gesetzlichen Normen und der internationalen Standards beachten
  • die Umweltbelastungen minimieren und den Umweltschutz kontinuierlich verbessern

Die Handlungen von X1F sind an folgenden konkreten Regeln ausgerichtet:

  • Wiederverwendung von Materialien
  • Einsparung von Wasser und Energie
  • Reduktion von Abfällen
  • Nutzung von Recyclingmöglichkeiten
  • Umweltbewusster Einkauf von Materialien
  • Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln – wo sinnvoll
  • Subvention von umweltfreundlichen Firmenfahrzeugen

 

4.5 Faire Arbeitsbedingungen

Wir halten uns an die gesetzlichen Regelungen zur Sicherung fairer Arbeitsbedingungen einschließlich solcher zur Entlohnung, zu Arbeitszeiten und zum Schutz der Privatsphäre. Dazu gehört auch, dass wir die Zahlung des gesetzlich festgelegten, nationalen Mindestlohns gewährleisten.

 

5. Vermeidung von Interessenskonflikten

5.1 Familiäre und sonstige Beziehungen

MITARBEITER:INNEN DER X1F GRUPPE SOLLEN UNTER ALLEN UMSTÄNDEN OBJEKTIV BLEIBEN UND DARAUF ACHTEN, DASS IHR URTEIL NICHT DURCH PERSÖNLICHE ODER FAMILIÄRE INTERESSEN BEEINFLUSST WIRD.

Wir freuen uns, wenn unsere Mitarbeiter:innen unsere Markenbotschafter sind und in ihrem Freundes und Familienkreis für eine Tätigkeit bei der X1F Gruppe werben. Gleichzeitig erwarten wir von allen unseren Mitarbeiter:innen, dass sie ihre Machtposition nicht ausnutzen, um für ein Familienmitglied oder Bekannte einen Vorteil zu erlangen.

Sind nahestehende Personen (z.B. Angehörige, Lebenspartner:innen, enge Vertraute) gleichzeitig bei einem Unternehmen oder demselben Unternehmen der X1F Gruppe angestellt, so sind Interessenskonflikte jeglicher Art auszuschließen. Deshalb sollen Mitarbeiter:innen, die in enger oder familiärer Verbindung zueinander stehen, nicht direkt oder indirekt in einem disziplinarischen Über- oder Unterordnungsverhältnis zusammen arbeiten.

Alle Mitarbeiter:innen müssen Situationen, in denen persönliche Interessen mit den Interessen des Unternehmens kollidieren könnten, umgehend offenlegen und mit ihrer zuständigen Führungskraft und/oder der Personalabteilung geeignete Maßnahmen ergreifen, um den Interessenkonflikt vermeiden oder auflösen zu können.

 

5.2 Nebentätigkeiten

ALLE NEBENTÄTIGKEITEN BEDÜRFEN GEMÄß DEN ARBEITSRECHTLICHEN REGELUNGEN EINER OFFENLEGUNG BZW. GENEHMIGUNG.

Wir begrüßen ehrenamtliche Tätigkeiten unserer Mitarbeiter:innen in Vereinen oder sonstigen Institutionen, sofern diese Tätigkeiten den Interessen von X1F nicht zuwiderlaufen, sie die arbeitsvertraglichen Pflichten der Mitarbeiter:innen nicht beeinträchtigen und sie keinen kriminellen Zwecken dienen.

Nebentätigkeiten und (Kapital-)Beteiligungen bei einem nicht zu X1F gehörenden Unternehmen oder einer anderen Organisation, insbesondere bei einem Wettbewerber, sind fallweise zu entscheiden und dürfen die Interessen von X1F nicht beeinträchtigen. Streubeteiligungen sind in der Regel unproblematisch anzusehen.

 

6. Umgang mit Geschäftspartner:innen

WIR ERWARTEN VON UNSEREN GESCHÄFTSPARTNER:INNEN, DASS SIE UNSERE REGELUNGEN MITTRAGEN UND SICH ENTSPRECHEND VERHALTEN.

Im Umgang mit unseren Geschäftspartner:innen identifizieren wir mögliche Korruptionsrisiken. Dafür stellen wir uns grundsätzlich folgende Fragen:

  1. Identität: Wer sind meine Geschäftspartner:innen?
  2. Qualität: Können meine Geschäftspartner:innen, was sie versprechen?
  3. Bonität: Sind mein Geschäftspartner:innen wirtschaftlich zuverlässig?
  4. Integrität: Kann ich darauf vertrauen, dass sich meine Geschäftspartner:innen rechtmäßig verhalten?

Zur Beantwortung der Fragen nutzen wir gesicherte Informationen aus zuverlässigen (und legalen) Quellen über die Geschäftspartner:innen, z.B. aus öffentlichen Registern und Informationsdiensten.

Praxishilfe

Risikoindikatoren für die Bewertung von Geschäftspartner: innen

Unternehmensorganisation und -strukturen

Unklare Eigentumsverhältnisse (Beneficial Ownership) Intransparente Offshore-Strukturen, nicht nachvollziehbare Unternehmensbeteiligungen, neue Gesellschaft ohne Track Record

Unternehmenseigentümer:innen und Management

Inkonsistente Lebensläufe / Interessenkonflikte Einstufung als / Beziehungen zu Politically Exposed Persons (PEPs)[1] oder State-Owned Companies (SOC)[2] Beziehungen zu zweifelhaften Partnerunternehmen, einschließlich der Lieferkette Funktion als Mittelsmann/frau, übermäßige Abhängigkeit von Mittelsleuten

Reputation des Unternehmens und seines Managements

Eintrag in internationalen Sanktions- und Watchlisten Gerichtsverfahren / Verurteilungen wegen Korruption Offizielle Ermittlungen / Untersuchungen durch Regulierungsbehörden wegen Korruption Medienberichte über Verwicklungen in Korruption / fragwürdige Geschäftspraktiken Verbindung zu fragwürdigen Organisationen (im Sinne von unter Beobachtung stehenden oder verbotenen Parteien, Sekten und anderen)

[1] Politiker:innen oder Personen im unmittelbaren Umfeld von Politiker:innen

[2] Öffentliches Unternehmen

6.1 Beauftragung von Dienstleister:innen / externen Berater:innen

WIR WÄHLEN DIENSTLEISTER:INNEN UND EXTERNE BERATER:INNEN NACH KLAREN KRITERIEN AUS.

Von der X1F Gruppe beauftragte Berater:innen halten sich an das lokale Recht und die international geltenden Gesetze. Das Honorar zahlt die X1F Gruppe nur gegen Vorlage prüffähiger Leistungsnachweise und einer ordnungsgemäßen Rechnung. Bargeldforderungen lassen wir nicht zu.

Für einige Geschäfte, insbesondere auch im Ausland, werden Vermittler:innen benötigt. Die Vermittler:innen schalten wir zumeist aufgrund ihrer lokalen Kenntnisse und guten Kontakte ein. Die Vermittler:innen dürfen keine Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe oder der Geschäftspartner:innen sein. Der Vertrag mit den Vermittler:innen wird schriftlich festgehalten und enthält eine detaillierte Leistungsbeschreibung über die von den Vermittler:innen zu erbringende Leistung, die selbstverständlich legitime Zwecke verfolgt.

Die vereinbarten Zahlungen sollten marktgerecht sein und sich im üblichen Rahmen bewegen. Die gezahlten Provisionen oder Vermittlungsgebühren sollten stets adäquat zur erhaltenen Leistung sein. Sämtliche Provisionen oder Vermittlungsgebühren werden von der jeweiligen Führungskraft zuvor genehmigt.

 

6.2 Vertragswesen

DIE X1F GRUPPE SCHLIEßT MIT GESCHÄFTSPARTNER:INNEN TRANSPARENTE UND VERBINDLICHE VERTRÄGE MIT KLAREN REGELUNGEN.

Der jeweilige Vertrag mit unseren Geschäftspartner:innen verpflichtet diese, unsere Regeln zur Korruptionsprävention als bindend anzuerkennen. Für den Fall eines Verstoßes sind in der Regel Sanktionen im jeweiligen Vertrag festgelegt.

Auch wenn wir ein Joint Venture eingehen oder eine maßgebliche Beteiligung übernehmen, stellen wir sicher, dass unser Verhaltenskodex Teil der Vereinbarungen wird.

 

6.3 Rabatte, Kick-Back-Zahlungen

FÜR DIE GEWÄHRUNG VON RABATTEN AN GESCHÄFTSPARTNER:INNEN ODER DIE VEREINBARUNG VON KICK BACK-ZAHLUNGEN HALTEN WIR UNS AN DAS GELTENDE RECHT.

Folgende Grundsätze sind zu befolgen:

  • Die Gewährung bedarf einer schriftlichen Vereinbarung, die Bestandteil eines Vertrages ist. Die Art des Rabattes (direkter Abzug vom Rechnungsbetrag, Erbringung zusätzlicher Leistungen oder Lieferung zusätzlicher Produkte) oder der Prozess einer Kick-Back Zahlung ist im Vertrag auszuweisen.
  • Ein Rabatt sowie die Art des Rabatts sind auf einer Rechnung gesondert auszuweisen.
  • Ein Rabatt bzw. eine Kick-Back-Zahlung darf nur an die betreffenden Rechnungsempfänger, keinesfalls an Dritte ausbezahlt werden.

 

7. Sponsoring und Spenden

SPENDEN UND SPONSORING ERFOLGEN NUR AN ORGANISATIONEN UND MÜSSEN MIT UNSEREN GRUNDWERTEN VEREINBAR SEIN.

Die X1F Gruppe unterstützt Organisationen durch Sponsoring und Spenden. Sie sind wichtige Maßnahmen, um unserem Selbstverständnis für unsere gesellschaftliche Verantwortung Ausdruck zu verleihen.

Sponsoring und Spenden sind freiwillige Leistungen, die wir ohne Gegenleistung in Form von Geld und Sachleistungen zur Förderung eines steuerlich begünstigten Zwecks erbringen. Spenden dienen ausschließlich gemeinnützigen Zwecken und sollen keinen politischen Vereinigungen oder Interessengruppen zukommen, um den Verdacht politischer Einfluss- oder Vorteilsnahme von vornherein auszuschließen.

Sponsoring und Spenden dürfen in Übereinstimmung mit den hierfür geltenden internen Bestimmungen geleistet werden und sind im Vorfeld mit der zuständigen Stelle im jeweiligen Tochterunternehmen abzustimmen. Eine Information über die geplante Aktion sollte an compliance@x1f.one im Vorfeld der Spende erfolgen.

Grundsätzlich gilt, dass

  • von der X1F Gruppe getätigte Spenden bzw. Sponsoring keine unlauteren Zwecke verfolgen dürfen, Spenden und Sponsoring transparent (u.a. Dokumentation der Identität des Empfängers, des Verwendungszwecks und des Anlasses) erfolgen müssen,
  • Zahlungen nicht auf private Konten erfolgen dürfen, Geldspenden grundsätzlich nur an Organisationen erfolgen,
  • jede Spende und jedes Sponsoring mit den Unternehmenswerten vereinbar sein muss.


Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe, die ein Sponsoring oder eine Spende für unterstützenswert halten, wenden sich an das jeweilige Team Corporate Communications sowie ggf. das Compliance-Team der X1F Gruppe, das den internen Genehmigungsprozess steuert. Die Mitarbeiter:innen selbst prüfen vorab, ob diese der Förderung der Unternehmensziele dienen und keine unlauteren Zwecke verfolgt, und weisen dieses nach. Weiterhin achten sie darauf, dass das Sponsoring oder die Spende konfessionell und politisch neutral sind, andernfalls ist die Spende/Sponsoring genehmigungspflichtig durch die jeweilige Geschäftsführung des Einzelunternehmens sowie ggf. die X1F Geschäftsführung und/ oder das Compliance-Team. Zur Klärung solcher Fälle kann eine Anfrage an compliance@x1f.one erfolgen.

 

8. Zuwendungen

Jegliche Zuwendungen müssen sich an dem jeweils nationalen Recht orientieren. Sie müssen angemessen sein und dürfen keine Gegenleistung erwarten.

8.1 Zuwendungen an und von Geschäftspartner:innen

GRUNDSÄTZLICH DÜRFEN ZUWENDUNGEN WEDER DEN ANSCHEIN ERWECKEN NOCH DEN ZWECK HABEN, IN UNZULÄSSIGER WEISE ZU BEEINFLUSSEN.

Im Umgang mit Zuwendungen, etwa in Form von Geschenken oder Einladungen, achten wir stark darauf, jeglichen Anschein von Unredlichkeit oder Inkorrektheit zu vermeiden. Wir tolerieren keine Zuwendungen, die Zweifel an unserer Integrität aufkommen lassen oder als eine Beeinflussung von Geschäftsentscheidungen interpretiert werden können.

Die gegenseitige Einladung zum Essen oder zu nicht kostspieligen Veranstaltungen im Rahmen von Geschäftsaktivitäten wird toleriert. Der Austausch von Geschenken, die den Rahmen übersteigen oder unpassend sind, sind unlauter. Sie können dem Ansehen unserer Mitarbeiter:innen und unserer Unternehmensgruppe schaden. Den Mitarbeiter:innen von X1F ist es unter den in Allgemeine Richtlinie Geschenke (siehe 9.) genannten Bedingungen gestattet, Geschenke und sonstige Zuwendungen Dritter anzunehmen.

Entscheidungshilfe

Zuwendungen

Bezüglich der Zulässigkeit einer Zuwendung stelle Dir folgende Fragen:

  1. Könnte ich mit gutem Gefühl mit meinen Kolleg:innen über diese Zuwendung sprechen?
  2. Wäre ich in meinen Entscheidungen frei, wenn ich diese Zuwendung annehme?
  3. Ist der Zweck der Zuwendung völlig uneigennützig?
  4. Ist der monetäre Wert dieser Zuwendung angemessen?
  5. Erfolgt diese Zuwendung im beruflichen Rahmen?

Wenn Du eine dieser Fragen mit Nein beantworten musst, dann solltest du von einer Annahme bzw. einem Angebot absehen. Ggf. hole Dir Rat bei Deiner Führungskraft ein.

8.2 Zuwendungen an Amtsträger:innen

Amtsträger:innen sind Personen, die als Mitarbeiter:in oder Berater:in im öffentlichen Sektor angestellt sind. Korruption, in die Amtsträger:innen involviert sind, stellen ein sehr schwerwiegendes Vergehen dar, für das X1F-Mitarbeiter:innen auch persönlich haftbar gemacht werden können. Somit bergen Einladungen oder Geschenke an Amtsträger:innen ein sehr hohes Risiko.

Grundsätzlich gilt: Geschenke an Amtsträger:innen sind verboten und werden von uns auch nicht geleistet. Konferenzunterlagen, entsprechendes Begleitmaterial und geringwertige Werbegeschenke (<25 € für Deutschland) sind im Allgemeinen zulässig.

Auch Einladungen an Amtsträger:innen sollten vermieden werden. In einigen Fällen kann eine Einladung an Amtsträger:innen aus Gründen der Höflichkeit oder anderen erwünscht und rechtlich zulässig sein. Diese Fälle müssen vorab mit dem/der Compliancebeauftragten geklärt werden und bedürfen einer expliziten Zustimmung der Geschäftsführung.

 

9. Allgemeine Richtlinie Geschenke

Die folgenden Regeln gelten sowohl für das Anbieten als auch für die Annahme von Geschenken.

  • Ein Geschenk darf nicht aus Geld oder einem Darlehen bestehen.
  • Geschenke müssen klar als Geschenke erkennbar sein (Firmenlogo, eine beigefügte Grußkarte, etc.).
  • Ein Geschenk muss einen geringfügigen Wert besitzen und den aktuell gültigen Maximalwert gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG einhalten.
  • Auch geringwertige Geschenke sollten nicht häufiger als 1-2-mal pro Jahr angeboten werden. In Einzelfällen kann es aufgrund kultureller Gegebenheiten oder aus Gründen der Höflichkeit notwendig sein, Geschenke mit einem höheren Wert zu machen. In diesem Fall ist die Ausnahme vorab mit der Führungskraft und der/dem Compliancebeauftragten zu klären und bedarf der expliziten Zustimmung.
  • Das Anbieten oder Annehmen eines Geschenks erfolgt nicht auf Basis eines Verlangens. Ein Geschenk basiert auf einer rechtmäßigen Geschäftsbeziehung oder eines Anlasses. Ein Geschenk beeinflusst keine Partei in der Erfüllung ihrer Pflichten und darf nicht als Beeinflussung ausgelegt werden können.
  • Der Austausch von Geschenken darf nicht gegen ein nationales Gesetz oder allgemein anerkannte ethische Standards verstoßen.

Praxisfälle

Geschenke

1. Ein Lieferant schenkt der Einkaufsabteilung zum dritten Mal im Jahr eine Flasche Wein, deren Wert angemessen ist. Nicht erlaubt: Geschenke dürfen nur gelegentlich erfolgen und nicht zur Regel werden.

2. An Weihnachten schickt Dir ein Stammlieferant eine Schachtel Pralinen. Erlaubt: Dieses Geschenk ist meist von vernachlässigbarem Wert (bitte Maximalwert beachten) und punktuell. Es wird die Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten nicht beeinflussen.

3. Wir möchten einem sehr wichtigen Kunden eine Freude machen. Wir schenken ihm eine Geschenkkarte für einen Online-Händler, damit er sich etwas kaufen kann. Nicht erlaubt: Geschenkkarten sind grundsätzlich nicht erlaubt, da sie als Bargeld gelten.

4. Dem/der Geschäftsführer:in eines Unternehmens, mit dem X1F eine Geschäftsbeziehung hat, soll zum 25. Dienstjubiläum ein Blumenstrauß überreicht werden.

Erlaubt: Dies ist eine anlassbezogene Aufmerksamkeit und erfolgt nicht in Erwartung einer Gegenleistung.

10. Allgemeine Richtlinie für geschäftliche Einladungen

GESCHÄFTLICHE EINLADUNGEN MÜSSEN EINEM REIN GESCHÄFTLICHEN ZIEL DIENEN. DER FINANZIELLE RAHMEN MUSS SICH IN GRENZEN HALTEN.

Folgende Regeln gelten sowohl für das Anbieten als auch für die Annahme von Einladungen.

  • Das Anbieten oder Annehmen einer Einladung zu einem Essen oder zu einer Veranstaltung darf nicht auf Basis eines Verlangens erfolgen.
  • Ein Essen oder eine Veranstaltung muss auf einer rechtmäßigen Geschäftsbeziehung oder einer Feier (z.B. Projektfeiern) basieren.
  • Einladungen von (potenziellen) Geschäftspartner:innen sind erlaubt, wenn Sie dem Aufbau oder der Pflege von Geschäftsbeziehungen dienen.
  • Ein Essen oder eine Veranstaltung darf keine Partei in der Erfüllung ihrer Pflichten beeinflussen und nicht als Beeinflussung ausgelegt werden können.
  • Die Einladung von Ehepartner:innen oder Freunden von Geschäftspartner:innen ist grundsätzlich nicht erlaubt, es sei denn, sie sind geschäftlich begründet (z. B. die Ehepartner sind beide Geschäftspartner:innen). Ist in Einzelfällen eine Ausnahme von dieser Regelung erforderlich, so ist diese vorab mit dem/der Compliancebeauftragten zu klären und bedarf einer expliziten Zustimmung der Geschäftsführung.
  • Tickets für Veranstaltungen (Sport, Freizeit oder andere) dürfen nur in begründeten Fällen und nach vorheriger Abstimmung mit dem/der Compliancebeauftragten und der Zustimmung der Geschäftsführung einem Geschäftspartner:innen angeboten werden.
  • Gleichzeitig ist bei derartigen Einladungen die Teilnahme einer/s X1F-Mitarbeiters:in zwingend erforderlich.
  • Die Annahme einer Eintrittskarte für einen Gala-Abend oder einer Sportveranstaltung ohne Begleitung der Gastgebenden ist nur erlaubt, wenn dieses einen Wert von 50,- EURO nicht überschreitet. Falls diese einen höheren Wert hat, es jedoch gute Gründe gibt, das Ticket trotzdem zu akzeptieren, muss dieses vorab mit der Führungskraft und dem/r Compliancebeauftragten abgestimmt und von der Führungskraft bewilligt werden.
  • Die gegenseitige Einladung zu Essen oder Veranstaltungen darf nicht gegen ein nationales Gesetz oder allgemein anerkannte ethische Standards verstoßen.

Alle genehmigungspflichtigen Ausnahmen müssen dokumentiert werden. 

Praxisfälle

Einladungen

1. Während eines Gesprächs mit einem wichtigen potenziellen Kunden bei einer Messe erzählt dieser, dass sie/er Tennis-Fan sei. Aufgrund dieser Information möchtest Du ihr/ihm Tickets für den gemeinsamen Besuch eines Spiels der German-Open schicken, um über die Bedingungen zu sprechen, unter denen man zusammenarbeiten könnte. Nicht erlaubt: Diese Einladung geschieht zu einem STRATEGISCHEN ZEITPUNKT der Verhandlung und hat zum Ziel, die Entscheidung des Kunden zu beeinflussen.

2. Nach langen Verhandlungen haben wir mit einem Kunden einen Vertrag abgeschlossen. Um die Geschäftsbeziehung zu feiern, möchtest Du sie/ihn in ein Restaurant einladen. Erlaubt: Du darfst diesen Kunden einladen, wenn es sich beim Essen um einen angemessenen Betrag handelt (Michelin-Restaurant wäre unangemessen), da diese Einladung im beruflichen Rahmen und nach Abschluss des Vertrags erfolgt.

10.1. Sonderform Kunden- oder PR-Events bzw. Info- Veranstaltungen

Kunden- oder PR-Events bzw. Info-Veranstaltungen, in denen wir Geschäftspartner:innen über unsere Produkte und neueste Entwicklungen informieren möchten, sind unter Beachtung folgender Voraussetzungen zulässig:

  • Sowohl der Ort der Veranstaltung als auch das Programm sind ausschließlich nach geschäftlichen Beurteilungskriterien auszuwählen.
  • Das Rahmenprogramm darf nicht mehr Zeit und wirtschaftlichen Aufwand als der unternehmerische Anteil der Veranstaltung in Anspruch nehmen.
  • Eine Übernahme der Reise-, Unterkunfts- oder der anfallenden Nebenkosten für die Teilnehmer:innen erfolgt nicht.

 

11. Datenschutz und Geschäftsgeheimnisse

11.1 Umgang mit Informationen

WIR SCHÜTZEN VERTRAULICHE INFORMATIONEN UND PERSONENBEZOGENE DATEN VOR UNBEFUGTER NUTZUNG, WEITERGABE UND MISSBRAUCH.

Der Schutz von personenbezogenen Daten hat für die X1F Gruppe besondere Bedeutung. Wir sammeln, erheben, verarbeiten, nutzen und speichern personenbezogene Daten nur im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben und ggf. im Auftrag unserer Kund:innen. Wir bekennen uns zu den Grundsätzen der sparsamen Speicherung von personenbezogenen Daten sowie zur Transparenz der Datenverarbeitung. Mit diesem Anspruch sorgen wir für ein unternehmensweit einheitliches und angemessenes Datenschutzniveau. Mitarbeiter:innen, die mit personenbezogenen Daten umgehen, erhalten Beratung und Unterstützung durch den/die betriebliche/n Datenschutzbeauftragte/n.

Die jeweiligen Mitgliedsunternehmen der X1F verpflichten die Mitarbeiter:innen auf jeweilige IT-Sicherheitsrichtlinien, Passwortrichtlinien und weitere Vorgaben, die im jeweiligen Geschäftsumfeld erforderlich sind.

Das Besprechen vertraulicher Informationen in der Öffentlichkeit oder die unbefugte Weitergabe von Informationen über unsere Unternehmensgruppe, einzelne beteiligte Firmen oder Mitarbeiter:innen sowie unsere Kund:innen an Dritte stellen eine Verletzung der Vertraulichkeitsverpflichtungen dar und sind nicht erlaubt. Das gilt auch für die Weitergabe von entsprechenden Informationen über die sozialen Medien.

Mitarbeiter:innen, die über Zugang zu besonders vertraulichen Informationen (z. B. aus den Bereichen Finance, Human Resources, Vertragswesen, Unternehmenstransaktionen und andere) verfügen, sind dazu verpflichtet, auf strikte Vertraulichkeit – auch intern – zu achten.

 

12. Organisatorische Maßnahmen

12.1 Mehr-Augen-Prinzip

Im Sinne geeigneter Präventionsmaßnahmen sind uns der Einsatz des Mehr-Augen-Prinzips (Beteiligung bzw. Mitprüfung durch mehrere Mitarbeiter:innen oder Organisationseinheiten) in allen Prozessschritten, die der besonderen Kontrolle bedürfen, und die Schaffung der größtmöglichen Transparenz in allen sensiblen Entscheidungsprozessen wichtig.

Die Einstufung der Notwendigkeit des Mehr-Augen-Prinzips wird von den jeweiligen Töchtern festgelegt. Es kann unter anderem durch Regelungen zur Unterzeichnung (klare Vertretungs- und Unterschriftenregelungen) sichergestellt werden, insbesondere in den Bereichen Finance, Vertragswesen, Arbeitsrecht und Einkauf.

 

12.2 Transparenz und lückenlose Dokumentation

Die Transparenz über unsere geschäftlichen Vorgänge, Entscheidungen und Handlungen gewährleisten wir durch schriftliche Dokumentation und regelmäßige Kontrollen.

Wir achten darauf, dass sowohl interne als auch externe Datenerfassungen, Aufzeichnungen und Berichte wahrheitsgemäß dokumentiert, korrekt und vollständig sind. Dabei erwarten wir von den Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe in allen Prozessen ein hohes Maß an Sorgfalt sowie die Einhaltung geltender Standards, insbesondere das Einhalten der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Bilanzierung.

 

12.3 Kontrollmechanismen

In allen korruptionsgefährdeten Arbeitsgebieten sind geeignete Kontrollmechanismen einzusetzen. Dies erfolgt durch zum Beispiel:

  • intensive regelmäßige Kontrolle von Geschäftsabläufen, Wiedervorlagen,
  • regelmäßige Überprüfungen bestehender Entscheidungsspielräume durch die einzelnen Firmen
  • ggf. Nutzung eines Fragebögen für den Einsatz von Subunternehmer:innen, Vermittler:innen und Dienstleister:innen
  • genaue und vollständige Dokumentation von Arbeitsprozessen, regelmäßige und ausreichende Berichtspflichten,
  • Zeichnungsvorbehalte (z.B. bei Genehmigungen oberhalb bestimmter Wertgrenzen).

Die Einzelunternehmen bestimmen selbst über die für ihre Organisationsform geeigneten Maßnahmen.

 

13. Umgang mit Verstößen

13.1 Compliance-Beauftragte/r und Compliance-Abteilung

Der/die Compliancebeauftragte ist organisatorisch der Compliance Abteilung, bestehend aus CISO, Datenschutzbeauftragtem und HR der X1F Gruppe zugeordnet und berichtet in dieser Funktion direkt an die Geschäftsführung. Das Compliance Team und der Compliance-Beauftragte stehen Mitarbeiter:innen, Geschäftspartner:innenn und Dritten bei relevanten Fragen aus diesem Code of Conduct beratend zur Verfügung. Über Anfragen haben der/die Compliancebeauftragte und die internen Fachstellen absolutes Stillschweigen gegenüber Dritten zu bewahren, die nicht am Verfahren beteiligt sind. Seine /ihre Aufgaben liegen u.a. in der Funktion als Ansprechpartner:in und Beratungsstelle für Mitarbeiter:innen und Geschäftsführung, Sensibilisierung der Mitarbeiter:innen und Mitwirkung bei der Aus- und Fortbildung, Beobachtung und Bewertung von Korruptionsanzeichen, im Bedarfsfall Empfehlung einer Prüfung durch Externe, Controlling (begleitende Prüfung von Vorgängen).

Kontakt: compliance@x1f.one

 

13.2 Hinweisgebersystem

DIE GESCHÄFTSFÜHRUNG BZW DAS COMPLIANCE TEAM GEHT ALLEN ENTSPRECHENDEN HINWEISEN NACH, ÜBERPRÜFT DIESE, MELDET SIE, WENN NÖTIG, DEN STRAFVERFOLGUNGSBEHÖRDEN UND ZIEHT NOTWENDIGE INTERNE KONSEQUENZEN.

Mitarbeiter:innen der X1F Gruppe sollen ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen und Diskriminierung Vorfälle melden können. Mitarbeiter:innen, die ihrer Informationspflicht nachkommen, darf hieraus kein Nachteil entstehen. Wir achten darauf, dass entsprechende Mitteilungen auf Wunsch vertraulich behandelt werden.

Andererseits ist es uns aber auch wichtig, unsere Mitarbeiter:innen vor unbegründeten Verdächtigungen zu schützen. Bewusst falsche oder grob fahrlässig falsche Behauptungen werden untersucht und können arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Hinweise erfolgen an den/die Compliancebeauftragte/n, der/die zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, per Mail (compliance@x1f.one). Diese zur Verschwiegenheit verpflichtete Stelle prüft Informationen über den Korruptionsverdacht und gibt die Informationen mit Einverständnis des Hinweisgebers an die zuständigen Gremien im Unternehmen oder die Geschäftsführung weiter.

 

13.3 Sanktionen

VERSTÖßE GEGEN DEN CODE OF CONDUCT WERDEN BEI X1F NICHT TOLERIERT UND FÜHREN FÜR JEDEN EINZELNEN DER BETROFFENEN MITARBEITER:INNEN ZU DISZIPLINARISCHEN BZW. ARBEITSRECHTLICHEN MAßNAHMEN.

Mitarbeiter:innen sowie im Namen von X1F und seinen Tochterunternehmen agierende Personen, die versuchen, Geschäftspartner:innen oder Amtsträger:innen durch korruptes Verhalten zu beeinflussen oder sich in unlauterer Weise von Geschäftspartner:innen oder Amtsträger:innen beeinflussen lassen, werden – ungeachtet möglicher strafrechtlicher Konsequenzen – in geeigneter Weise zur Verantwortung gezogen.

 

14. Interne Ansprechpartner:innen

Geschäftsführung COO:
Sven Geilich (sven.geilich@x1f.one)

Das Compliance-Team besteht aus den folgenden Funktionsträgern:
Compliance-Team

Compliance- und Datenschutzbeauftragter: Sebastian Raguse
CISO: Mario Hackel
Director People & Culture: Sabrina Fulle
Vertreten durch: Tamara Zimmer (Director HR Services)

compliance@x1f.one